Si l’onboarding est largement répandu dans les entreprises, ce n’est pas encore le cas de l’offboarding. Bien qu’elle fasse son chemin, seulement 30% des organisations ont mis en place cette pratique.

Le fait est que les « au revoir » sont généralement associés à un moment désagréable pour les dirigeants et managers. L’ego a-t-il du mal à accepter que l’on nous délaisse ? Ou peut-être sommes-nous pressés de nous séparer d’un collaborateur qui ne fait plus l’affaire ? Sûrement un peu des deux.

Pourtant, prendre le temps de se dire au revoir avec un processus structuré et humanisé est clé pour les entreprises. Pourquoi ne faut-il pas négliger l’offboarding ? On vous explique.

Qu’est-ce que l’offboarding ?

L’expérience collaborateur désigne le cycle de vie du salarié de son recrutement à son départ de l’entreprise. L’offboarding est donc la dernière étape. Son objectif est que la séparation se passe dans de bonnes conditions.

Lorsque l’offboarding est réussi, le salarié part en gardant un bon souvenir de son passage. Du côté de l’entreprise, la passation est anticipée et structurée, le collaborateur remercié et les détails administratifs et logistiques sont réglés.

Selon les cultures d’entreprises, cette étape dure de quelques semaines à quelques mois. Certaines organisations vont même plus loin en créant un réseau d’alumni comme l’entreprise MeltOne, cabinet de conseil en transformation digitale.

Quels avantages à soigner son offboarding ?

Si vous hésitez encore à vous jeter à l’eau, voici quelques arguments qui devraient vous convaincre, et même un guide !

• Devenir une meilleure entreprise

Une entreprise est comme un écosystème vivant : elle est en perpétuel mouvement. Des collaborateurs s’en vont et d’autres font leur entrée. Pour rester compétitive et attrayante, elle doit alors se remettre en question. Cela suppose de prendre un temps pour non seulement comprendre les motivations du collaborateur à partir, mais aussi pour avoir son feedback sur son expérience.

• Donner de la reconnaissance

Tout individu a besoin de reconnaissance pour trouver du sens, de la motivation et être conscient de sa valeur. En soignant votre offboarding, votre collaborateur se sent considéré, apprécié et valorisé. D’une certaine façon, c’est prendre soin de lui. Et sans vouloir faire dans le spirituel (la loi de l’attraction, très peu pour nous), en prenant soin de vos salariés avec un parcours d’offboarding, ils vous rendront la pareille !

Comment ? En partageant leur expérience positive auprès de leur réseau et en recommandant votre entreprise. Résultat : c’est votre réputation qui s’embellit.

• Une logistique aux petits oignons

Le collaborateur a-t-il rendu son matériel de travail ? A-t-on pensé à clôturer les accès aux outils internes ? Le solde de tout compte est-il prêt ? Soigner son processus d’offboarding c’est aussi éviter ces moments de panique où l’on s’aperçoit que les papiers administratifs ne sont pas prêts et que le salarié a encore accès à des données confidentielles une fois parti !

Un chiffre qui devrait finir de vous convaincre : une enquête Workelo révèle que les grands groupes internationaux dépenseraient dans le vent 25 000€ par an si les accès aux logiciels ne sont pas supprimés au moment du départ…

• Les compétences sont préservées

Lorsqu’un membre de la team prend le large, il part avec son savoir et ses compétences. Si son départ est brutal, c’est une perte pour l’équipe et l’entreprise.

Dans un processus d’offboarding, le collaborateur qui s’en va s’organise pour transmettre ses compétences, ses dossiers, ses clients et son savoir à son successeur ou au reste de l’équipe.

• Se quitter pour mieux se retrouver ?

Les carrières linéaires se font de plus en plus rares. Les talents recherchent avant tout une expérience professionnelle enrichissante et si le prix à payer est de changer de job régulièrement, qu'à cela ne tienne ! Il est tout à fait possible que votre collaborateur revienne dans votre organisation dans quelques années si le jeu en vaut la chandelle. Selon une enquête, 70% des salariés seraient d’ailleurs disposés à réintégrer une entreprise qu’ils ont quittée.

Pour vous, c’est tout bénéf ! Vous gagnez du temps et vous faites des économies dans l’onboarding puisque le salarié « boomerang » connait votre culture d’entreprise. Et en période de recrutement sous tension, vous auriez tort de vous en priver.

• Une marque employeur plus séduisante

Les avantages énoncés entraînent des retombées positives en cascade. Selon une enquête Workelo, ce sont 85% des collaborateurs qui sont prêts à parler positivement de leur entreprise autour d’eux si leur départ se passe bien. De quoi donc booster votre attractivité.

Aussi, l’engagement et la fidélisation des talents deviennent plus solides, et la productivité s’accroît !

Les étapes pour un offboarding réussi

Organiser un entretien de départ

Dites-vous bien qu’un salarié qui a pris sa décision de partir sera enclin à partager les bonnes comme les mauvaises choses. Bien sûr, lorsque le motif de la « séparation » est disciplinaire, la colère peut prendre le dessus et influencer le feedback. Dans ce cas, ne réalisez pas cet entretien à chaud et laissez passer quelque temps pour que les émotions redescendent.

Grâce à cette pratique, vous allez pouvoir récolter des feedbacks constructifs et ainsi optimiser vos pratiques et votre fonctionnement interne. Vos niveaux d’engagement et de rétention des talents n’en seront qu’améliorés !

Communiquer le départ de votre collaborateur

Ce serait dommage que le reste de l’équipe apprenne la nouvelle à la machine à café de la bouche d’une personne qui a ouï dire que votre collaborateur a trouvé un autre job. Ou qu’un de vos clients qui a pour habitude de travailler avec votre salarié découvre le lundi matin que son interlocuteur a changé.

Dès que les choses sont actées, nous vous conseillons d’informer en premier l’équipe de la nouvelle et des modalités. Puis, de tenir au courant les clients et de faire une annonce au reste des salariés via votre intranet ou vos réseaux sociaux par exemple. De cette façon, vous évitez les ragots, les susceptibilités et les peurs.

Organiser la passation

Votre collaborateur a aussi sa part à faire pour que l’offboarding soit réussi. Impliquez-le dans la recherche d’un remplaçant et dans la transmission de son expertise et de ses missions à son successeur ou au reste de l’équipe si aucun remplaçant n’est trouvé avant son départ. Aussi, pourquoi ne pas présenter la nouvelle recrue à ses clients ? Un mail de présentation ou une rencontre physique est idéal pour l'introduire.

Pour lui comme pour l’équipe, la passation est un moment qui permet de vivre la transition sereinement.

Verrouiller l’administratif et la logistique

Pour ne rien oublier, faites la liste des documents administratifs obligatoires à transmettre au salarié et rapprochez-vous des services informatique et logistique pour programmer la fermeture des accès aux logiciels internes à la date du départ de votre collaborateur.

Cela vous évitera de partir sur une mauvaise note si le solde de tout compte n’est pas prêt le dernier jour, et une mauvaise surprise si votre ancien collaborateur a accès à des informations confidentielles sur votre prochain produit !

On reste en contact ?

Ce n’est pas parce que votre collaboration prend fin que vous n’avez plus rien à vous apporter. Comme nous l’avons vu, le salarié peut devenir un ambassadeur de votre entreprise auprès de son réseau. Il peut également avoir un intérêt à revenir chez vous.

Créer une base de contacts de vos anciens employés, les informer de vos actualités via une newsletter, les inviter à une soirée de lancement : les possibilités sont nombreuses !